¿Cómo organizar jornadas de trabajo flexibles en la empresa?

Elaborado por: Mónica Pizarro Díaz, socia del Estudio Echecopar asociado a Baker & McKenzie International

Durante décadas la organización del trabajo en muchos sectores productivos ha consistido en establecer horarios iguales para todo el personal. Así, por ejemplo, en labores administrativas en áreas urbanas es común la jornada de 9 horas a diarias, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. con una hora de refrigerio. Sin embargo, esta forma de organización del trabajo está cambiando.

Efectivamente, es cada vez más frecuente que los trabajadores consideren como una ventaja contar con horarios de trabajo flexibles que les den mayor libertad para organizar su tiempo y conciliar sus actividades personales y laborales. Por su parte, las empresas han empezado a ver ventajas en estos sistemas flexibles y se muestran dispuestas a aplicarlos, en particular para labores en las cuales los resultados son más valorados que la presencia en la oficina. Se sostiene que los esquemas de trabajo flexible contribuyen a mejorar el clima laboral, mejoran la productividad y permiten contar con colaboradores más motivados; todo ello sin generar costos adicionales para la empresa. Evidentemente, todo esto suponiendo que estamos ante trabajadores responsables que requieren mínima supervisión.

Hasta aquí implementar un sistema de trabajo flexible parece una gran idea, pero, ¿cómo podemos hacerlo sin generar contingencias legales laborales para la empresa? Esto va a depender del tipo de trabajo flexible que consideremos más adecuado para nuestra organización. En efecto, hay varias maneras de flexibilizar la jornada de trabajo y cada una de ellas presenta aspectos diferentes a cuidar:

1. Menú de horarios: En este esquema, la empresa ofrece a sus trabajadores diferentes alternativas de horarios y cada colaborador puede elegir aquella que le resulte más conveniente. Una vez efectuada la elección, el trabajador está obligado a cumplir con el horario elegido. En algunos casos se permite a los empleados modificar su elección cada cierto tiempo, por ejemplo, cada seis meses. Este es el mecanismo más fácil de implementar, como el trabajador es quien elige el horario, no requiere acuerdo de partes. Además, la identificación de tardanzas y horas extras puede realizarse diariamente.

2. Horario flotante: En los sistemas de horario flotante se exige al personal un número de horas de permanencia diaria en la empresa, pero se permite a los trabajadores ingresar y salir dentro de un rango de horas prestablecido. Por ejemplo, el ingreso es de 7:00 a.m. a 10:00 a.m. y la salida es de 5:00 p.m. a 8:00 p.m., pero todas las personas deben trabajar 9 horas diarias, no importa a que hora hayan decidido ingresar. Es recomendable que la implementación de estos sistemas de horario flotante se suscriban acuerdos individuales con los trabajadores o se cuente con una política aceptada por todos ellos. En estos casos deberá cuidarse de contabilizar las tardanzas solo después de la hora máxima de ingreso, mientras que las horas extras se generarán desde el momento en que se supere la jornada diaria de trabajo, sin importar la hora.

En algunas empresas el horario flotante se combina con una jornada que ya no es diaria, sino semanal, de tal manera que el trabajador puede laborar menos horas unos días de la semana y más en otros, según la forma en la que decida organizar su tiempo y las necesidades del negocio. La condición es que cumpla con la jornada semanal establecida, por ejemplo, 45 horas. Aquí el sobretiempo ya no se identificará diariamente, sino en forma semanal. Por ejemplo, se considerará todas las horas trabajadas por encima de las 45 semanales.

3. Horario libre: Este es el mecanismo de flexibilización más radical ya que implica que el trabajador pueda decidir libremente cuándo desarrollar su trabajo. Al respecto, es importante hacer notar que nuestro sistema legal no permite implementar este tipo de sistemas de trabajo de manera irrestricta, ya que se nos exige cuidar que nuestro personal no labore más de 48 horas por semana, goce de al menos 45 minutos de refrigerio y registre su asistencia. Por lo tanto, un sistema de “horario libre” deberá tener en cuenta estas restricciones y plasmarlas adecuadamente en las políticas que se aprueben o en los acuerdos que se suscriban.

Como verán, todos estos sistemas presuponen que la labor continua realizándose principalmente dentro del centro de trabajo, pero bien pueden combinarse con mecanismos de trabajo remoto o teletrabajo. Si esto llega a ocurrir, deberá analizarse caso por caso si corresponde o no seguir controlando el tiempo de trabajo y de qué manera.