Celebración de juntas de accionistas y sesiones de directorio en tiempos de COVID-19

Elaborado por: Inés Baca, socia y Carla Figallo, asociada sénior del Estudio Echecopar, asociado a Baker & McKenzie International

Con la declaración del Estado de Emergencia Nacional dictaminado por el Gobierno en el marco de protección contra el COVID-19, el aislamiento social obligatorio en el país y el inicio del teletrabajo (home office), en muchas empresas han surgido problemas de índole práctico en lo que respecta al cumplimiento de la ley en materia societaria, y en particular en relación a la celebración de la Junta Obligatoria Anual para la aprobación de los estados financieros, la celebración de otras juntas generales de accionistas y sesiones del directorio. Junto con la problemática surgieron varias interrogantes que a continuación intentaremos responder.

La Ley General de Sociedades autoriza, de manera expresa, la celebración de reuniones no presenciales (a través de medios escritos, electrónicos, telefónicos, video, u otros que permitan la comunicación) (i) para las juntas de accionistas de las sociedades que tienen la forma de una sociedad anónima cerrada (S.A.C.) (y algunas otras formas de sociedad que están en desuso) y (ii) para las sesiones del directorio (independientemente de la forma de sociedad), en caso el estatuto así lo establezca y siempre que ningún director se oponga a la realización de la sesión de forma no presencial.

Como puede observarse, en el caso del directorio, el tema es más sencillo, pues la ley ya autoriza la celebración de sesiones no presenciales, las que sin duda se justifican en circunstancias como las actuales. Si bien es usual, se deberá de tener especial cuidado con que el estatuto así lo establezca.

Pero, en relación a las juntas de accionistas, ¿qué pasa con las demás formas de sociedad (de las más comunes, por ejemplo, la S.A., la S.A.A. o la S.R.L.)? En nuestra opinión, en tanto la ley no lo autoriza de forma expresa, como si lo hace en el caso de las S.A.C., en principio, éstos tipos de sociedades no podrán realizar juntas no presenciales. No obstante, no existe ningún impedimento legal para que su estatuto autorice de manera expresa la realización de las mismas. En este sentido, si el estatuto autoriza la realización de juntas no presenciales, éstas podrán llevarse a cabo sin problema alguno.

Inclusive podría discutirse si en los casos en que la junta se realice de manera universal, es decir, cuente con la presencia del 100 % de las acciones que representan el capital social (participan todos los accionistas/socios), sería igualmente necesario que el estatuto prevea dicha posibilidad. Lo anterior debido a que el simple hecho de que todos los accionistas o socios hayan prestado su conformidad a la celebración de la junta en forma no presencial bastaría para que ésta se lleve a cabo en dicha forma por cuanto no se estaría perjudicando el interés de ninguno de los accionistas (incluidos los minoritarios). Sin embargo, se deberá de tener cuidado con esto último pues la formalidad de una junta de accionistas también compete a terceros, notarios, y a las instituciones públicas, financieras o autoridades frente a las cuales se pretendan hacer valer los acuerdos adoptados (en especial, el Registro Público) quienes podrían no compartir esta opinión. Asimismo, no en todos los casos resulta sencillo contar con la participación de absolutamente todos los accionistas o socios, por lo que realizar una junta universal no es siempre una alternativa viable.

A pesar de lo mencionado, el problema no es tan sencillo de solucionar pues para poder modificar el estatuto de una sociedad que no ha establecido la posibilidad de llevar a cabo juntas no presenciales, será necesario, sin duda, llevar a cabo una primera junta presencial cuyo propósito será precisamente el de aprobar la modificación del estatuto.

Existen algunas alternativas que siempre están a la mano para salir de este problema en los casos en que esto se encuentre permitido en los estatutos: (i) la celebración de las juntas o sesiones en el extranjero, o (ii) en los casos en los que fuera posible, otorgar los poderes de representación a una misma persona, o a personas que estén físicamente juntas para que representen a los accionistas en dicha junta, instruyendo expresamente su participación y voto.

Sin embargo, al existir incertidumbre sobre el desarrollo del COVID-19 en nuestro país y las medidas que tomará el Gobierno en el corto, mediano y largo plazo, y considerando la posibilidad de que en un futuro puedan aparecer situaciones similares a nivel nacional o a nivel global, es una buena opción optar por modificar los estatutos de aquellas sociedades que no se han planteado la posibilidad de realizar juntas no presenciales a efectos de incluir dicha posibilidad desde ya, e incluir dicha regulación en el estatuto de las nuevas sociedades que se vayan a constituir en el país, pudiendo, de considerarlo necesario, sujetar su aplicación a la existencia de una situación que lo amerite (casos de fuerza mayor, por poner un ejemplo).

A continuación, enumeramos una serie de modificaciones a los estatutos que podrían ser evaluados considerando las necesidades de cada sociedad y que facilitan el manejo de juntas y sesiones de directorio, así como el manejo societario en general:

• En relación a la firma de los asientos de matrícula de acciones y los certificados de acciones, se podrá incluir una regulación sobre el uso de firmas electrónicas y establecer un sistema de reemplazos en caso los designados a firmar estén ausentes.
• Establecer la posibilidad de llevar a cabo juntas y sesiones no presenciales, por medios electrónicos, telefónicos, videollamada, llamada u otros similares que garanticen la comunicación.
• En cuanto a la representación para actuar en junta o directorio, se podrá establecer que los poderes de representación (proxies) puedan suscribirse y enviarse por medios electrónicos.
• Permitir el ejercicio del derecho de información de manera no presencial.
• En lo que respecta a la Presidencia y Secretaría de la junta o la sesión, establecer un sistema de reemplazo eficiente, en caso se ausencia de las personas designadas para tales cargos.
• De manera general, podría incluirse una regulación específica sobre firmas electrónicas. Si bien es cierto la firma del gerente general en las certificaciones del acta deberá de ser manuscrita en algunos casos, pues no todas las notarías trabajan con el sistema de firmas electrónicas o digitales, las de los accionistas o directores sí podrían ser firmas electrónicas, cuando ello fuese posible.

Finalmente, presentamos a continuación una serie de recomendaciones a tomarse en cuenta en caso la junta deba ser presencial y por tanto recién pueda ser celebrada cuando sea levantada la cuarentena:

• Enviar toda la información vinculada a los puntos de agenda con anticipación, en copia, vía correo electrónico o subirla a un portal web, dando acceso a todos los accionistas y a sus representantes (conforme esto sea comunicado a la sociedad).
• Tomar todas las medidas de control y precaución durante la reunión, informando de ellas a cada uno de los asistentes al ingreso (uso de mascarillas, uso de guantes, distribución de las sillas de manera espaciada, uso de gel de manos a la entrada y salida de la Junta).
• Otras medidas que se podrían considerar en caso de sociedades con un número importante de accionistas son: controles de temperatura al ingreso, intensificación de la limpieza, restricciones para el uso de los ascensores, minimizar la presencia de terceros. Se podrá optar por dar una capacitación corta al ingreso sobre el protocolo a seguir, en términos de la distancia a mantener, el orden de ingreso y de salida, la ubicación de las personas, el uso de los baños y sobre la limpieza e higiene.
• Permitir y aconsejar la representación vía proxy, a ser enviado por correo electrónico, a las personas que sean consideradas como de “alto riesgo” (mayores de 60 años, personas con asma, problemas pulmonares o respiratorios crónicos, hipertensión, diabetes, insuficiencia renal crónica, cáncer, sistema inmunológico debilitado, etc.).
• Considerar permitir la participación con voz y sin voto, de las personas que hubiesen delegado su participación, a través de algún medio electrónico.
• Limitar la participación presencial de invitados o terceros.

De la misma manera que las personas nos tendremos que adaptar a esta nueva realidad, las sociedades también tendrán que hacerlo. Flexibilizar y facilitar la realización de las juntas de accionistas y sesiones del directorio, parece sin duda una herramienta necesaria para asegurar la toma de decisiones en la sociedades en tiempos como los que estamos viviendo.