Reflexiones sobre la facultad del empleador en compartir información personal y sensible de sus trabajadores en el contexto COVID-19

Elaborado por: Mónica Pizarro, socia y Karen Bustamante, asociada sénior del Estudio Echecopar, asociado a Baker & McKenzie International

Las últimas modificaciones efectuadas a las normas sobre seguridad y salud en el trabajo para enfrentar la pandemia de COVID-19 incluyeron cambios a la estructura del Plan de Vigilancia, Prevención y Control del COVID-19 en el trabajo con el que debe contar todo empleador. Así, se incluyó la obligación de incorporar en este Plan la “Nómina de Trabajadores por Riesgo de Exposición a COVID-19″.

Esta “Nómina de Trabajadores” está compuesta por información personal y sensible de los empleados de la empresa, como, si integra el grupo de riesgo frente al COVID-19, el número de DNI, correo electrónico, entre otros. Es decir, ésta nueva estructura propone integrar al propio contenido del Plan de Vigilancia, Prevención y Control del COVID-19 la “Nómina de Trabajadores” que antes se subía a la plataforma SICOVID-19 como un documento distinto.

¿Qué complicaciones puede generar ésta modificación? Los empleadores se encuentran obligados a entregar a sus trabajadores una copia del Plan del Vigilancia, Prevención y Control del COVID-19, lo que aparentemente supondría – bajo los términos de la nueva estructura del Plan – circular información personal y sensible de los trabajadores al resto de sus compañeros de trabajo.

Al respecto, debe recordarse que si bien el empleador se encuentra legitimado para tratar los datos personales y sensibles de sus trabajadores – tal como explicaremos más adelante –, esto no supone que pueda compartirla con el resto del personal de manera indiscriminada. La Ley de Protección de Datos Personales (Ley 29733) establece que, en determinadas circunstancias excepcionales, se puede procesar la información personal sin que medie consentimiento del afectado. Una de dichas excepciones es la que se produce dentro de la relación laboral. En efecto, de acuerdo con el numeral 5 del artículo 14 de esta ley no se requerirá el consentimiento del titular de datos personales cuando “los datos personales sean necesarios para la preparación, celebración y ejecución de una relación contractual en la que el titular de datos personales sea parte, o cuando se trate de datos personales que deriven de una relación científica o profesional del titular y sean necesarios para su desarrollo o cumplimiento”.

Es decir, todo empleador puede procesar la información de sus trabajadores, sin necesidad de obtener su consentimiento, en tanto esta sea necesaria para ejecutar la relación laboral. En un contexto como el del COVID-19, en el que todo empleador está obligado a garantizar la salud y seguridad en el centro de trabajo, se entiende que el empleador estará actuando bajo el ámbito de la excepción en tanto use dicha información para adoptar medidas que resguarden el bienestar del trabajador y garanticen la salud en el centro de trabajo (por ejemplo, evitando posibles contagios).

Entonces, todo empleador podrá, por ejemplo, obtener información médica de su personal, tomar temperatura diaria, acceder al resultado de las pruebas de descarte COVID-19, entre otras acciones para garantizar la salud de los trabajadores dentro del centro de trabajo, sin obtener el consentimiento de su personal. Resulta evidente que en todos estos casos la finalidad del tratamiento de los datos personales es el cumplimiento de las obligaciones en materia de prevención del COVID-19, razón por la cual cualquier acción que requiera tratar los datos personales de los trabajadores debe encontrarse dentro de los límites de dicha finalidad.

Compartir con todo el personal la información contenida en la “Nómina de Trabajadores por Riesgo de Exposición” (correo electrónico, DNI, riesgo de exposición, factores de riesgo, etc.) no satisface la finalidad antes indicada. No tiene como propósito dar cumplimiento a obligaciones de prevención. De hecho, compartir ésta información con el resto de trabajadores no cumpliría ninguna finalidad.

Atendiendo a lo expuesto, consideramos que no es razonable incluir dentro del Plan de Vigilancia, Prevención y Control COVID-19 que se compartirá con el personal la “Nómina de Trabajadores por Riesgo de Exposición”, por lo que recomendamos implementar otras alternativas para cumplir con lo dispuesto por la nueva estructura del Plan sin infringir el deber de protección de datos personales. Así, sugerimos indicar en el punto IV del Plan que la “nómina de trabajadores por riesgo de exposición” contiene la información mínima exigida por la norma legal y que se adjunta como un Anexo. De tal manera, el Plan con sus Anexos puede ser remitido a las autoridades y se podrá entregar a los trabajadores solo copia del Plan sin este Anexo.