Auditoría forense: ¿El paso que no se da o no se quiere dar?

Por: Edmundo Lizarzaburu, profesor de Administración y Finanzas de la Universidad ESAN.

En la actualidad, la gestión empresarial en empresas públicas y privadas recibe diversos comentarios positivos y negativos, desde su supuesta transparencia hasta versiones incompletas con un matiz de no retorno.

Hoy, la gestión empresarial en Latinoamérica no solo debe tener como pilares la integridad, el compliance y la ética, sino también debe incorporar herramientas claves para la gestión de riesgos y auditoría, cuyo pilar fundamental debe ser la información que, sumada a la debida diligencia y trazabilidad, permitirá desarrollar teorías (podemos llamarlas preposiciones o hipótesis) que serán validadas con el cruce de datos y los hallazgos. Estos elementos serán claves para entender luego la causa raíz y que ello constituya el inicio de la revisión con fundamento para que los errores no se repitan y se vuelvan horrores empresariales.

A veces, podemos escuchar que diversas voces proponen cerrar, liquidar, privatizar, vender, fraccionar o declarar en insolvencia una empresa por presentar malas prácticas, problemas de liquidez, problemas de pago de dividendos o retrasos al devolver una inversión. Estas medidas se plantean sin tener claros los motivos de esta situación, algo poco convencional en el siglo XXI, cuando la información ya está al alcance de todos.

Es necesario identificar, sí o sí, las lecciones aprendidas y, sobre todo en el caso de empresas listadas, públicas o con accionistas diversificados o representativas, buscar información, descubrir qué pasó y por qué se llegó a ello.

Por eso, es importante plantear alternativas o pautas con base en el espíritu de la auditoría forense, e incorporar aspectos de riesgos, compliance, antisoborno, procesos y, sobre todo, experiencia en gestión de flujos con déficit y superávit, para plantear las preguntas correctas y evitar caer en situaciones circenses.

Los reguladores, supervisores, auditores, observadores y, en general, cualquier profesional de este tipo puede tener un determinado hilo conductor. Aquí se detallan algunas situaciones que es fundamental tener mapeadas:

Línea empresarial

• ¿Por qué una empresa puede pagar utilidades (cuando tiene el número de trabajadores establecido por ley) y reportar pérdidas? En palabras sencillas, los reparables se obtienen al calcular el impuesto que puede repartirse entre los colaboradores. Debemos preguntarnos por qué se pagó la utilidad o enfocarnos en revisar los reparables. ¿Quién se plantea estas preguntas en profundidad?
• En materia de reparables, hay que preguntar entre, otras cosas, qué multas ha recibido la empresa y, sobre todo, por qué se produjo la multa (puede ser laboral, tributaria, etc.). Entonces, la empresa que se encargue de auditar los estados financieros (auditora) debería tener un rol más agudo y menos enfocado en palabras como proporcionalidad o muestreo, sobre todo si repite el proceso de auditoría.
• La estructura de la empresa es otro componente que debe revisarse en el marco del modelo de las líneas. No es posible que, en el caso de algunas organizaciones o personas, se proponga que el área de auditoría sea la misma que la de riesgos o compliance, o que todas ellas se junten, ya que cada una debe cumplir sus labores de manera independiente. El área de auditoría es la antes llamada tercera línea de defensa.
• El despliegue de acciones para construir líneas de tiempo, esquemas o tablas de hitos, resulta clave no solo para identificar fechas clave para tomar decisiones, sino montos y colaboradores involucrados en las decisiones tomadas y, por qué no, revisar temas vinculados a potenciales puertas giratorias.

Línea laboral

• En materia laboral, es clave saber y conocer los temas vinculados con las vacaciones, por varios motivos. El primero es evitar las multas porque las personas deben tomarse un descanso en el marco de la ley laboral peruana. El segundo es que nunca será saludable que una persona no se tome vacaciones en dos, tres, cuatro o hasta cinco años. Para tratar este último punto, pueden plantearse varias alternativas, pero siempre hay que respetar el debido proceso.
• Los despidos, las renuncias, los acuerdos, las reposiciones y el cálculo de las liquidaciones siempre constituyen un componente a revisar y auditar, no solo porque debe respetarse la ley, sino también para tener claro si se contó con las aprobaciones correspondientes, es decir, la trazabilidad, y que los derechos y obligaciones se hayan respetado.
• Una adecuada gestión de sindicatos es fundamental para articular a los colaboradores de toda empresa.

Línea de los socios del negocio

• Respecto al manejo con proveedores o cuentas por pagar, es fundamental tener claro, sobre la base del compliance, la prevención del lavado de activos y otros estándares. Es preciso conocer, es decir, tener información clave que nos asegure que el proveedor al que le estamos comprando no está inmerso en problemas locales o internacionales (cruce de información). Para ello, no solo es necesario que el proveedor firme un documento o declaración jurada, sino también revisar la información que pueda publicarse en diversos medios. Es igual de importante conocer los mecanismos de aprobación y si las áreas encargadas realizaron las revisiones necesarias y tienen la evidencia. No olvidemos revisar kardex, pero también las guías de entrada y de salida, y que la codificación no permita potenciales omisiones durante la revisión.
•  En el caso de los clientes, las facturas, las garantías o las cartas fianzas, es importante revisar el proceso de cobranza y las acciones para resguardar las cuentas por cobrar. Es importante solicitar la información correspondiente y no dejar que la cobranza morosa aumente. La revisión de los registros de ventas puede ayudar a identificar potenciales facturas anuladas o vinculadas a notas de crédito u otro comprobante. En ese sentido, cabe preguntarse si los auditores internos y externos están siguiendo este proceso. Las últimas crisis empresariales, referidas a la falta de pago de dividendos o que no cubrieron el rescate de los fondos de las personas, nos llama a saber, en primer lugar, por qué no pagan, pero, sobre todo, cómo surgieron estas situaciones, es decir qué acciones condujeron a ellas, y dónde está el regulador o las entidades que pueden iniciar procesos de oficio.

Línea de la estructura e información para los grupos de interés

• Cuando en una empresa se toman decisiones, estas deben documentarse en un informe o un acta. Debe incluirse toda la información que llevó a tomar cada decisión. En caso de problemas, los reguladores deben solicitar las actas a la organización. Asimismo, tienen que revisar con profundidad las decisiones tomadas y asegurar su cumplimiento por la gerencia de turno. Así, pueden revisar el accionar de los directores y gerentes en el marco de situaciones o decisiones. Hacer una revisión de actas es fundamental para tener el hilo conductor.
• La pandemia nos enseñó muchas cosas, pero, a nivel empresarial, hemos olvidado algunas de ellas. Por ejemplo, es posible que una zona registrase constantes robos o daños a la propiedad antes de la pandemia, pero ahora ya no. En estos casos, cabe preguntarse si el problema era la zona en sí misma o si, más bien, hubo otros factores influyentes que no se han investigado a profundidad.

Línea de lo estados financieros

• Respecto a las obligaciones de toda entidad, debe conocerse el uso del dinero y los procesos de verificación y conformidad de los productos y servicios ofrecidos. Ello evita potenciales contingencias a futuro. ¿Quién revisa estos aspectos? ¿los reguladores, supervisores y las comisiones realizan muestreos aleatorios o revisiones inopinadas?
• Es importante preguntarse si los activos fijos depreciados han logrado revalorizarse. Otro aspecto que debe analizarse a profundidad, con el respectivo cruce de información, es cómo se ha logrado mantener la eficiencia de los activos. Así se evitarán problemas en registros públicos, multas tributarias o pérdida de facturas o comprobantes por fenómenos naturales. La digitalización puede aportar a la solución de estos inconvenientes.
• En el caso de las deudas financieras, tanto con el sistema financiero como con el mercado de valores, es necesario conocer su monto, plazo y, sobre todo, los compromisos asumidos por la empresa para no caer en potenciales problemas con los proveedores de líneas de crédito o inversionistas. Asimismo, cuando una obligación está bajo la par (por debajo de su valor nominal al 100 % o al momento de ser emitido), es decir, se negoció por debajo de su valor nominal en el mercado secundario, ¿quién se beneficia? Con base en esta pregunta, debe realizarse un monitoreo para evitar acciones poco éticas.

Línea del directorio y comités

• Las decisiones se toman en base a acuerdo previos. ¿Estos acuerdos de verdad son revisados y analizados? Las empresas deben asegurarse de cumplir sus propios reglamentos, no solo para mantener el orden en sus operaciones, sino también para asegurar una verdadera transparencia.
• La información proporcionada a terceros debe tener un refrendo claro y detallado. Si no la tienen y se emiten comentarios sin una base colegiada, ello se puede calificar como acción para la tribuna.
• Un directorio tiene muchas labores, pero no debe inmiscuirse en la gestión del negocio, es decir, tiene que existir una segregación de funciones. Por ejemplo, un seguimiento no solo a cuestiones mediáticas, sino a los temas pendientes y estructurales de la organización, permitirá encontrar (quizás en comités, para generar dinamismo) eventos o situaciones críticas y, sobre todo, mitigar y prevenir los problemas derivados de riesgos no financieros que pueden generar graves problemas a las empresas.

En resumen, la auditoría forense contribuirá con la gestión empresarial al disponer de mejor información (hallazgos, brechas, evidencia y trazabilidad) para que los directores de las empresas o los miembros de comisiones, en todos los ámbitos,  tomen decisiones con la mejor información disponible. Así, se puede llegar a la verdad en situaciones buenas o malas a las que una organización (pública o privada) se enfrenta.

Este artículo también busca que los reguladores y supervisores, entre otros, tengan un poco más de proactividad y menos reactividad. esta actitud es importante cuando nuestro país tiene, entre otras herramientas, un modelo de prevención que, como su nombre lo indica, busca el ex ante, mientras que, en la actualidad, las empresas se enfocan en ex post, es decir, toman decisiones en base a información parcial, no completa.