Holocracia: una nueva forma de organización

Por: Dr. Enrique Louffat. Profesor Principal de ESAN Graduate School of Business

La holocracia, o holacracia, es un modelo de organización moderna que rompe con las estructuras jerárquicas verticales tradicionales. En su lugar, establece una distribución de autoridad, poder y toma de decisiones compartida de manera horizontal y equitativa entre los colaboradores. En este sistema, los empleados se agrupan en células de trabajo autónomas, cada una con la capacidad de gestionar sus propias funciones y responsabilidades. Esto fomenta la flexibilidad, la colaboración y la innovación, al tiempo que elimina las barreras tradicionales asociadas con las jerarquías rígidas. Este modelo busca empoderar a los equipos, promoviendo la participación y el compromiso de todos los integrantes de la organización.

El término Holocracia tiene su origen en el concepto de holarquía, introducido por Arthur Koestler en su libro El espíritu de la máquina. Este término describe un sistema donde cada unidad (o “holón”) es a la vez un todo independiente y una parte de un sistema más amplio.

Posteriormente, Brian Robertson, considerado el padre de la Holocracia, desarrolló y promovió este sistema de gestión organizacional. Robertson lo formalizó a través de su empresa HolacracyOne y mediante la publicación de su libro “Holacracy: The New Management System for a Rapidly Changing World” en 2015. Este libro consolidó los principios y prácticas de la Holocracia como un enfoque innovador para enfrentar los desafíos de gestión en un mundo en constante cambio.

Una holarquía está formada por holones (del griego ὅλον, forma neutra de ὅλος, que significa “todo”). Los holones son unidades autónomas y autosuficientes, pero al mismo tiempo dependen de un sistema mayor del que forman parte.

Un ejemplo ilustrativo de esta relación se encuentra en:

• La química: Los átomos son entidades independientes, pero al unirse con otros forman moléculas, que a su vez integran sustancias más complejas.
• La biología: Los órganos son unidades funcionales autónomas, pero trabajan en conjunto para formar un organismo completo, como el cuerpo humano.
• Las organizaciones: Las áreas o departamentos de una empresa son independientes en sus funciones específicas, pero colaboran para alcanzar los objetivos de la organización en su conjunto.

La holocracia, en este contexto, podría definirse como “el gobierno por todos”. Este sistema promueve una gestión descentralizada donde cada holón tiene autonomía, pero también colabora e interactúa con otros para cumplir las metas globales, favoreciendo la flexibilidad, la adaptabilidad y la inclusión en la toma de decisiones.

Configuración organizacional holocrática

-          Una holocracia se organiza por medio de holones (equipos)

-          Cada holón está constituido por colaboradores.

-          Los holones pueden anidarse en holones mayores.

-          La estructura de holones se moldea y perfecciona a medida que la organización crece y surgen nuevas necesidades y puestos de trabajo, basándose en un documento denominado la “Constitución holocrática”, la cual define las reglas para creación, modificación y eliminación de holones. Asimismo, define, como funciona internamente cada holón, determinando como se asignan los roles y limites dentro de cada holón.

-          Existen cuatro roles principales en cada holón:

Lead Link.: Es responsable de priorizar el trabajo y establecer una estrategia para el círculo.  Además, invita a personas de la organización a desempeñar roles en el círculo.  El Lead Link también transmite mensajes desde el círculo más grande al más pequeño. El liderazgo del holón es distributivo y contextual. No hay un solo líder permanentemente, es rotativo, de acuerdo con la necesidad.

Rep Link. Canaliza mensajes fuera del círculo que no pueden procesarse dentro de él.  Por ejemplo, si el círculo de Marketing necesita un proyecto específico del círculo de Redes Sociales, el Enlace Representativo puede llevar esa tensión (=requerimiento) a la reunión táctica del supercírculo (el círculo en el que se encuentran ambos círculos), donde ambos están representados.

Facilitador. Se ocupan de mantener reuniones de holocracia en marcha en cada círculo, le corresponde presidir las reuniones de conformidad con la constitución.

El Secretario programa las reuniones (tácticas y de gobierno) y registra los resultados, distribuyéndolos luego a todos los miembros del círculo.

Las principales características de las organizaciones holocráticas son las siguientes:

Con relación a la estrategia empresarial:

• Adaptabilidad: Las organizaciones holocráticas están diseñadas para ajustarse rápidamente a los cambios del entorno empresarial. Al distribuir la toma de decisiones entre los equipos y roles, pueden responder con agilidad a nuevas oportunidades y desafíos, lo que las hace especialmente eficaces en contextos dinámicos y competitivos.
• Transparencia: En estas organizaciones, la estrategia empresarial y los objetivos son accesibles para todos los miembros. Esto fomenta un entorno de trabajo colaborativo, donde cada persona comprende cómo sus acciones contribuyen a la misión y visión de la empresa, fortaleciendo el sentido de propósito y alineación organizacional.
• Participación: La holocracia promueve la inclusión activa de todos los empleados en el desarrollo estratégico. Las decisiones no se limitan a la alta dirección, sino que emergen de los equipos y roles individuales, generando un modelo de gestión más democrático y comprometido.

Estas características hacen de la holocracia un modelo atractivo para organizaciones que buscan innovar, potenciar la creatividad colectiva y adaptarse a las exigencias de un mercado en constante evolución.

Con relación a la estructura organizacional

Distribución del poder: El poder no se concentra en una jerarquía tradicional, sino que se distribuye entre diferentes roles. Esto permite una mayor distribución de la autoridad y la responsabilidad.

Roles en lugar de títulos: En lugar de tener títulos fijos, los empleados asumen roles específicos que pueden cambiar según las necesidades de la organización. Estos roles tienen responsabilidades y expectativas claras.

Círculos: Los roles se agrupan en círculos que funcionan de manera semi-autónoma. Cada círculo tiene su propia estructura de roles y puede tomar decisiones dentro de su ámbito de responsabilidad.

Con relación a los procesos organizacionales

• Reuniones estructuradas: La holocracia utiliza reuniones tácticas y de gobernanza para la toma de decisiones y la asignación de roles. Las reuniones tácticas se centran en la operación diaria, mientras que las de gobernanza se ocupan de la estructura y las políticas.
• Procesos claros: La holocracia establece procesos definidos para resolver tensiones (problemas o mejoras identificadas) y mejorar continuamente la organización.
• Autogestión: Los equipos y roles gestionan sus propios procesos y proyectos, lo que fomenta la autonomía y la responsabilidad individual.

Con relación a la gestión del talento humano

• Desarrollo continuo: La holocracia fomenta un entorno de aprendizaje continuo, donde los empleados pueden desarrollar nuevas habilidades y asumir nuevos roles según sus intereses y capacidades.
• Empoderamiento: Los empleados tienen autonomía para tomar decisiones dentro de sus roles, lo que aumenta su sentido de propiedad y motivación.
• Claridad en expectativas: Cada rol tiene definiciones claras de responsabilidades y expectativas, lo que ayuda a los empleados a comprender su contribución al éxito de la organización.

Con relación a la tecnología virtual

• Herramientas colaborativas: Se utilizan herramientas digitales para la comunicación y gestión de proyectos, como Slack para la comunicación instantánea y Trello o Asana para la gestión de tareas y proyectos.
• Transparencia digital: La información relevante está disponible para todos los miembros de la organización a través de plataformas digitales compartidas, lo que facilita la colaboración y la toma de decisiones informadas.
• Automatización: Se emplea tecnología para automatizar procesos rutinarios y facilitar la autogestión, permitiendo que los empleados se centren en tareas de mayor valor.

La constitución holocrática

Si bien es cierto el modelo holocrático implica romper esquemas y actuar de manera disruptiva con relación a los modelos organizacionales clásicos, eso no significa que propicie o genere el caso, para lo cual propone este documento como guía permanente para su funcionamiento, el cual consta de cinco módulos:

• Modulo 1. Estructura organizativa. Define un formato estándar explicito para codificar roles y reglas de la organización, así como responsabilidades básicas para cualquier colaborador en un rol.
• Modulo 2. Reglas de cooperación. Define deberes fundamentales que todos los socios pueden esperar unos de otros. Incluye deberes de transparencia, tramitación de solicitudes y priorización.
• Modulo 3. Reuniones tácticas. Define un procedimiento de “reunión táctica” para reuniones operativas eficaces en cada equipo.
• Modulo 4. Autoridad distribuida. Define las autoridades fundamentales y las limitaciones que las personas tienen en sus roles. Apostando por la autonomía y la innovación.
• Modulo 5. Procesos de gobernanza descentralizada. Define un proceso de gobierno descentralizado dentro de cada equipo, cualquiera puede proponer mejoras a la estructura organizacional dentro de su ámbito de trabajo.

Zappos: Pionera en la implementación del modelo holocrático

La experiencia empresarial de Zappos, fundada por Tony Hsieh en 1999, representa un caso precursor en la aplicación del modelo holocrático. Inicialmente dedicada al comercio electrónico de zapatos, la empresa amplió su oferta hacia ropa y otros productos, ganándose el reconocimiento mundial como la mejor empresa en atención al cliente. Su enfoque distintivo buscaba sorprender y fidelizar a sus clientes a través de un servicio excepcional que generara una experiencia “wow” —una expresión de admiración que reflejara plena satisfacción.

En sus primeros años de operación, Zappos enfrentó desafíos financieros y no alcanzó la rentabilidad esperada. Sin embargo, logró un sólido posicionamiento gracias a su enfoque en la excelencia del servicio, lo que permitió que a partir de 2006 finalmente alcanzara la rentabilidad financiera. Este crecimiento continuó de manera sostenida, atrayendo la atención de grandes jugadores del mercado.

En 2009, Jeff Bezos adquirió Zappos para Amazon, bajo la condición de que la empresa conservara su marca y su cultura corporativa propia.

Fue en 2014 cuando Zappos implementó la estructura holocrática, introduciendo un modelo disruptivo que rompió con las estructuras tradicionales de jefes, jerarquías y órdenes predefinidas. Este cambio radical transformó a Zappos en un referente de innovación organizacional, destacándose por:

• El empoderamiento de los empleados.
• La eliminación de jerarquías formales.
• La promoción de la autonomía y la flexibilidad en las operaciones.

Zappos es un ejemplo de cómo la holocracia puede ser utilizada para fomentar la creatividad, la adaptabilidad y la satisfacción tanto de los clientes como de los colaboradores, estableciendo un modelo que inspira a otras empresas a adoptar enfoques organizacionales más dinámicos e inclusivos.