¿Puede su empresa crecer sin TI?

La tecnología es la aplicación práctica de conocimientos y habilidades a través de equipos o herramientas con el objetivo de facilitar la resolución de problemas de manera eficiente. Este post lo vamos a centrar en la tecnología de la información (TI), porque consideramos que es una oportunidad para el desarrollo y crecimiento de las empresas.

Un signo distintivo de los empresarios es que deben de tomar decisiones y el insumo fundamental para ello es contar con datos, información o conocimiento. Los datos son puntos aislados, la información es la recolección de datos y el conocimiento es la conclusión derivada de la información. Me explico: un número de RUC es un dato que define una empresa cliente, un código de SKU es un dato que define un artículo. La información permite juntar las relaciones que hay entre cada RUC y varios SKU´s en el tiempo y definir con ello qué productos consume ese cliente y qué productos no. Puedo además generar más información estudiando otros RUC´s en relación con otros SKU´s. La suma de la información nos podría permitir predecir el comportamiento de compra de estos por parte de nuestros clientes y eso ya sería un conocimiento, por ejemplo, definiendo qué artículos tienen un comportamiento estacional y cuáles no. Con este conocimiento puedo tomar decisiones de producción o de importación, que hará más eficiente el uso del dinero (no tener exceso stock de ciertos códigos en temporada baja) o generar más ventas (no tener roturas de stock en temporada alta).

Algún lector empresario podría decir que eso lo sabe sin necesidad de computadoras (equipos de TI), ni uso de software (herramientas de TI) y es cierto, pero en ese caso el uso del conocimiento está limitado a una persona. Aquí caben al menos dos reflexiones: (1) Cuando su empresa maneja 100 SKU´s, es posible llevar el control visual y mentalmente. Pero ¿estará preparado para cuando los SKU´s lleguen a 1,000 o a 10,000?. (2) Con el conocimiento sólo en la cabeza del fundador ¿cómo hará para transferir ello si el crecimiento le obliga a repartir la toma de decisiones? Entendamos que ese conocimiento es no-estructurado fruto de la experiencia. Si hubiera invertido en TI tendría base de datos, reportes, modelos estadísticos y hubiera podido agregar otras fuentes de datos (las importaciones de SKU´s equivalentes de la competencia, por ejemplo), etc. Eso le permitiría generar conocimiento estructurado fácil de compartir, de enseñar y utilizar. (3) Si hoy utiliza herramientas como una hoja de cálculo, lo invito a evaluar el costo de lograr información y conocimiento en un proceso manual, además de la alta posibilidad de cometer errores. Usar la TI adecuada le permite generar conocimiento de con datos en línea, sin importar donde se encuentre (basta tener internet), con un alto nivel de precisión y a un menor costo. En conclusión, la TI permite manejar con eficiencia mucha data, transformarla en información y a su vez generar conocimiento.

Los equipos y herramientas de TI han incrementado su accesibilidad gracias a la disminución de los precios en el hardware (ley de Moore), a la masificación de productores de software y a la conectividad gracias al internet, lo que ha derivado en la evolución de la tecnología cliente-servidor hacia la tecnología en la nube. Esto último es lo que permite la democratización de la TI: al principio de siglo una empresa que quería adquirir un ERP o un BI debía destinar decenas de miles de dólares CAPEX para tener un centro de cómputo con la infraestructura y plataforma que le permita sostener las licencias del software, además de tener que contar con personal técnico que le de soporte (gestión de base de datos, ciberseguridad, actualizaciones tecnológicas, etc.) es decir OPEX. Hoy se puede tener acceso a un ERP, un BI, un CRM, y otros software de gestión, sin tener que invertir en un centro de cómputo, simplemente “alquilando” la tecnología (solo OPEX). Esto se conoce como tecnología por demanda, también llamada SaaS (Software as a Service), y es la tecnología que deberían usar las PYMES por las siguientes razones:

• Pagas por lo que usas. La suscripción de estas herramientas es por usuario al mes y esta puede crecer o decrecer según sus necesidades.
• Las actualizaciones tecnológicas (gestión de nuevas versiones en infraestructura y plataforma) corren por cuenta del proveedor quien se preocupa de que tengas siempre la última versión.
• Las actualizaciones legales, requerimientos SUNAT por ejemplo, están incluidas en la membresía.
• Recibes nuevas funcionalidades sin costo adicional. El software siempre está actualizado a la última versión con todas sus mejoras.
• La mesa de ayuda sobre el software está de lado del proveedor e incluido en la suscripción.

La Encuesta de Transformación Digital realizada por RTM Consulting (*) y el PAD al cierre del 2022, revela que las empresas destinan en promedio 2.8% de la venta anual a la gestión de TI (CAPEX y OPEX), cuando el promedio mundial está por los 3.3% según Deloitte Insights (2017). En este estudio, el 26% de las empresas participantes eran PYMES (declararon facturar menos de 5 millones de dólares al año), en las que seguramente la proporción del presupuesto TI sobre ventas es aún menor. Sugiero haga sus propios números, revise y correlaciónelo con su nivel de eficiencia operativa, capacidad de control, oportunidad de la información y con su crecimiento (en ventas, en márgenes) y de seguro encontrará un ámbito de mejora para el crecimiento y desarrollo de su empresa.

(*) Puede acceder a la encuesta por este link: https://www.rtm.com.pe/categoria-transformacion-digital/encuesta-de-transformacion-digital-2022/