Pautas para redactar el Protocolo Familiar

La Cátedra de Empresa Familiar del IESE llevó a cabo una investigación en el 2011 sobre la eficacia de los protocolos familiares en 248 empresas familiares, uno de los resultados que llama la atención es que el 71% de los casos donde el protocolo familiar es un documento escrito y asumido por toda la familia, el contenido del mismo se aplica rigurosamente, mientras que en el 73% de los casos en los que el protocolo familiar se define como un documento escrito pero no totalmente asumido por la familia, su contenido se aplica en muy pocos aspectos. Es decir, lo más importante no es tener el documento firmado por toda la familia, sino que debe estar interiorizado y debe ser un documento vivo, puesto en práctica a través del Consejo de Familia. Asimismo al considerar el protocolo como un proceso y no como un proyecto que tiene un fin, conlleva a considerar dos actividades importantes: su elaboración y actualización.

La etapa de elaboración se inicia con una reunión, en la que participan todos los miembros directos de la familia  y un facilitador (consultor especializado en empresas familiares) quien dirigirá la agenda y tomará nota de los principales aspectos que la familia considera importante aclarar. En esta reunión se explica el motivo para la elaboración del protocolo y se detalla el método de trabajo a seguir.  El método consiste en tener reuniones individuales con cada miembro de la familia para conversar sobre los siguientes temas:

Luego de estas entrevistas, el consultor arma la primera versión del protocolo para presentárselo a la familia con el fin de seguir revisándolo, para ello se vuelven a programar reuniones hasta que se llegue a un consenso final. El documento suele dividirse en capítulos bajo un esquema que pueda facilitar su revisión. Este es un esquema que podría ayudar:

Esquema de un Protocolo según el profesor John Ward

1.    Introducción
-    Enunciado del propósito y compromiso
-    Fundamento o “precepto”

• Valores que la familia quiere fomentar.
• Cambios de la sociedad que pueden afectar a la familia y a los valores.
• Requisitos o apoyos necesarios para el éxito futuro.
• Cometido de la empresa familiar en lo referente a alentar las esperanzas y sostener los valores.

2.    Constitución
-    Directrices de participación en la empresa y en la familia

• Preparación
• Salidas
• Parientes políticos
• Abandono

-    Liderazgo en la familia y plan de gobierno
-    Plan de información y de educación

• Formación en empresa.
• Políticas para informar sobre la propiedad familiar y los planes en materia de herencia.
• Colaboración a los objetivos personales, las necesidades y las expectativas de cada uno.

-    Plan de participación

• Sentirse orgulloso a través de la historia y testimonios.
• Medidas para institucionalizar cultura y tradiciones.
• Cometidos de cada uno (filantropía, “defender del pueblo”, diversiones, análisis del entorno, dirección de la familia, etc).

-    Plan para compartir los beneficios

• Apoyo a nuevas empresas
• Liquidez y libertad personal
• Formación y desarrollo del personal
• Emolumentos de la familia
• Vínculos con al sociedad
• Filantropía
• Recursos compartidos
• Plan de contingencia para los “necesitados”

-    Plan para administrar la función familiar

• Oficina y recursos
• Presupuesto y fondos

-    Relación entre la familia y el consejo de administración

• Código familiar
• Plan para la armonía y la “diversión” de la familia

3.    Agenda familiar

• Asuntos
• Programa y lugar
• Distribución de tareas y preparación de las mismas

No olvidar que la segunda etapa importante luego de la elaboración del protocolo es su actualización, por más que se haya firmado siempre hay que revisarlo para mejorarlo y evaluar su cumplimiento. Lo importante es que la familia se sienta identificada y muestre su interés en llevarlo a cabo.