¿Sabes cuáles son los 5 elementos que sí o sí debe tener un Sistema de Prevención de Corrupción?

Cada vez se percibe como más necesario el diseño y la implementación de un Sistema de Prevención de Corrupción en las organizaciones. ¡Esto es súper positivo!

Pero… ¿sabes cómo debe ser el Sistema de Prevención de Corrupción? Aquí te sirvo un buen shot con todo lo que necesitas saber.

Sin duda, para que el Sistema se considere idóneo debe ser diseñado e implementado teniendo en cuenta la naturaleza propia de la organización, así como sus características y particularidades, en base a su actividad económica y el giro del negocio. Por ejemplo, el Sistema de un Banco será claramente diferente al de una empresa minera y al de una asociación cultural, en la medida que se trata de organizaciones de rubros distintos y, consecuentemente, con riesgos acordes a sus actividades.

Sin embargo, más allá de las diferencias que pueda haber entre las organizaciones, todo Sistema de Prevención de Corrupción debe cumplir con 5 elementos mínimos:

1. Encargadx de Prevención (también conocido como Delegadx de Prevención u Oficial de Cumplimiento). Es quien se encargará de verificar la correcta implementación y funcionamiento del Sistema. El Encargadx de Prevención debe contar con autonomía para cumplir con sus funciones.

2. Identificación, evaluación y mitigación de riesgos.

Aquí vamos por partes:

Lo primero es que la organización identifique cuáles son los riesgos de corrupción propios de la actividad económica que realiza. Es importante precisar que el desarrollo de toda actividad económica tiene riesgos naturales, conocidos en el mundo del Compliance como riesgos inherentes. Es decir, por más “santa” que sea la actividad, siempre habrá algún riesgo natural que deba enfrentar.

Lo segundo es que la organización evalúe sus riesgos inherentes, clasificándolos como riesgos bajos, medios, altos o muy altos. Para este ejercicio existen diferentes métodos que prometo explicarles en próximos shots.

Finalmente, lo tercero será mitigar dichos riesgos a partir de controles apropiados a tal efecto. La idea es que -aplicando estos controles- dejen de ser riesgos inherentes y pasen a ser riesgos residuales. Por ejemplo, si he identificado en mi organización como riesgo de corrupción que mi Área de Compras recibe regalos o beneficios de potenciales proveedores, a cambio de que sean elegidxs en algún concurso que organice, deberé implementar una Política de Compras robusta para lograr mitigar dicho riesgo.

3. Implementación de procedimientos de denuncia. Para garantizar el funcionamiento del Sistema de Prevención, debe existir un Canal de Denuncias que permita a lxs trabajadores, proveedores y socixs comerciales de las organizaciones reportar actos de corrupción en éstas (sean reales o potenciales).

Es importante que el Canal de Denuncias cuente -al menos- con las garantías siguientes:

- Debe ser anónimo, a fin de garantizar la seguridad del/la denunciante.

- La organización debe contar con una Política de Cero Represalias contra el/la denunciante. Por ejemplo, un/a denunciante no debe ser despedidx por reportar un acto de corrupción de su jefe.

Recuerda que la idea es que la gente se anime a usar el Canal de Denuncias y para ello necesitan sentirse segurxs.

4. Difusión y capacitación periódica del Sistema de Prevención. Confieso que esta es mi parte favorita del viaje de implementar un Sistema. Mi corazoncito de comunicadora disfruta mucho de difundir Cultura de Integridad.

Para que el Sistema de Prevención funcione debe ser difundido, pues de lo contrario quedaría encarpetado en algún cajón o estante de la oficina.

Es importante que esa difusión vaya decantando en la organización; es decir, que pueda notarse que la alta dirección está comprometida con el Sistema y que establece directivas claras para difundirlo. Además de esto, es claro que la alta dirección deberá predicar con el ejemplo.

También deberán realizarse capacitaciones periódicas a lxs trabajadores, proveedores y socixs estratégicos, explicándoles claramente y de manera sencilla cuál es la finalidad y cómo funciona el Sistema de Prevención. Los formatos de capacitaciones son muchísimos. Por ejemplo, puede darse a manera de inducción, charla, taller para resolver casos prácticos, dinámicas de preguntas y respuestas, y un largo etcétera. ¡Aquí te recomiendo dejar volar tu creatividad!

5. Evaluación y monitoreo continuo del Sistema de Prevención. Recuerda que en la medida que el Sistema de Prevención se adapta a las actividades económicas de la organización y sus riesgos, debe ser dinámico, lo que implica que sea constantemente evaluado y monitoreado. En otras palabras, al no ser un documento estático, siempre existe oportunidad de mejorarlo. Por ejemplo, podría advertirse que determinado control no está funcionando para mitigar un riesgo en particular, por lo que deberá ser cambiado o reforzado de inmediato. 

Y así de simple te he puesto en este shot los 5 elementos mínimos con los que debe contar el Sistema de Prevención de Corrupción.

¡Anímate a poner sobre la mesa la necesidad de implementar Prevención de Corrupción en tu organización!