Cultura del Compliance: cumplir y demostrar que se ha cumplido

Tuve la oportunidad de participar en un Webinar con expertos de la región en donde, entre otros temas, se discutió el nivel de consolidación en nuestros países de la cultura del compliance (cumplimiento)en materia de aduanas y del comercio exterior.

Un primer acercamiento al tema arrojó que, aunque con diferentes niveles y matices, si bien el compliance en estas materias ha presentado avances, aún no se llega al nivel mostrado en otras áreas como la tributaria y regulatoria.

Pareciera que aún prima la idea que el pronto retiro de las mercancías de los recintos aduaneros es sinónimo de debido cumplimiento de las regulaciones aplicables, a pesar que, y la experiencia práctica así lo indica, múltiples contingencias suelen materializarse al momento enque la autoridad aduanera efectúa revisiones de cumplimiento al interior de procedimientos de fiscalización que ésta desarrolla.

Vientos nuevos, y distintos, no obstante vienen soplando impulsados principalmente por dos circunstancias: las regulaciones relacionadas con la certificación como Operador Económico Autorizado (OEA) y las regulaciones sanitarias derivadas de la pandemia del COVID-19.

La certificación OEA implica un reconocimiento como operador seguro en cuanto al manejo de procesos de la cadena logística internacional, lo cual presupone la necesidad de cumplir, y acreditar el cumplimiento, de regulaciones específicas en torno a dicha certificación que, en rigor, implican el cumplimiento de la legislación aduanera aplicable. A la fecha, han sido certificadas como OEA en el Perú un total de 205 empresas (entre importadores, exportadores, agentes de aduana, almacenes aduaneros y couriers).

En el caso de empresas que no son OEA (pues la certificación es opcional) se aprecia también, a nivel de los operadores de comercio exterior por ejemplo, regulaciones orientadas a mejorar políticas de gestión con sustento en el cumplimiento del marco normativo a fin de mejorar la calidad del servicio y generar eficiencias.

Por otro lado, las regulaciones sanitarias derivadas del COVID no sólo han hecho más visibles los alcances de los correspondientes controles sanitarios sino que, además, habrían sido interiorizadas por un número considerable de la población en el sentido que cada vez existe un entendimiento más marcado de los beneficios que supone su debido cumplimiento (beneficios para la salud y hasta para la preservación de la vida).

Precisamente, lo que aporta hacia una consolidación de la cultura del compliance, creemos, es la percepción de los beneficios concretos y tangibles que éste deparará. Nos parece que antes que impulsar acciones de represión y castigo, resultará siempre más importante esforzarse por premiar el cumplimiento.

Esta buena práctica se ha puesto de manifiesto en las normas que regulan la certificación OEA en las que se ha procurado tangibilizar beneficios relacionados con la simplificación de procedimientos y flexibilización de controles. El hecho que ya exista un marco regulatorio para extender los beneficios OEA al ámbito de otras autoridades (distintas de la Aduana) con competencia en las operaciones de comercio exterior (como autoridades sanitarias, por ejemplo) constituye un paso importante hacia el camino correcto.

Otra idea importante que se comentó en este evento está relacionada con las buenas prácticas en compliance y la importancia de implementarlas a nivel empresarial. Quizás uno de los temas más relevantes sea la necesidad que las personas encargadas de los procesos logísticos de comercio exterior reciban una adecuada capacitación y actualización permanente. Ello, porque deberían ser los que estén en contacto directo con los detalles operativos quienes estén en aptitud de generaralertas tempranas cuando adviertan o perciban la falta, o posible falta, de cumplimiento de alguna disposición normativa aplicable.

Esto debería ir aparejado de un protocolo de gestión interna con identificación clara de responsabilidades en cada nivel jerárquico con derivación de los temas complejos para la debida revisión especializada, así como del manejo de una matriz de riesgos con identificación clara de las conductas u omisiones constitutivas de infracciones y las correspondientes sanciones aplicables. Todo esto, encaminado a propiciar las rectificaciones que correspondan con el impacto positivo que ello pueda generar derivado de la autodeclaración oportuna ante la autoridad competente (reducción de multas). Las auditorías periódicas preventivas resultarían muy valiosas para el logro de estos fines.

Finalmente, creemos que tan importante como cumplir es estar en la aptitud de poder demostrar que se ha cumplido en el marco de los procedimientos de fiscalización que las autoridades llevan a cabo. Es de tener en cuenta que estos procedimientos son desarrollados, normalmente, varios años después que las operaciones de comercio exterior tuvieron lugar, en momentos en que, incluso, pudieran haberse producido cambios de personal, de proveedores, de agente de aduanas, etc. que podrían tornar en aún más compleja y engorrosa la sustentación de la operación ante las preguntas u observaciones que la autoridad pueda plantear en el procedimiento de fiscalización.

Por ello, resultará vital el mantener un adecuado registro de los documentos de soporte de estas operaciones, los mismos que no sólo deberán estar completos sino además resultar debidamente “trazables” entre sí con la finalidad de asegurar unsustento y explicación coherentes cuando ello sea requerido.

Como se aprecia, tan importante como cumplir debidamente con nuestras obligaciones es el poder demostrar dicho cumplimiento.