Mesas de Partes Virtuales y horarios de atención

Como es sabido, la pandemia nos obligó a “virtualizarnos” no sólo en el ámbito empresarial sino también en el doméstico. El rasgo particular fue que las inversiones que se realizaron para ello fueron efectuadas por todos al mismo tiempo; algo inédito y que, en lo personal, jamás había visto.

Los procedimientos administrativos no han estado ajenos a esto. Es más, la necesidad de lo virtual ha impulsado y dinamizado el desarrollo de conceptos tan importantes como el de automatización, interoperatividad, documentos digitales odigitalizados, expedientes electrónicos, actuaciones virtuales, mesas de partes virtuales, etc. Todo ello, bajo el paraguas del denominado “Gobierno Digital”.

Antes de la cuarentena por la pandemia la regla general era el trabajo presencial, con lo que la atención de las entidades públicas debía adecuarse a la duración de la jornada laboral. Ello también ocurría, por supuesto, en el caso de las oficinas de trámite documentario en donde se encontraban las mesas de partes para la recepción de la documentación presentada por los administrados. Dichas mesas de partes atendían en “horario de trabajo”, sujetas a la jornada laboral de la entidad y considerando horarios de atención, los mismos que,normalmente, corrían entre las 8:00 a.m. y las 4:30 p.m. Así, pasado el horario de atención y tras haber sido cerrada la mesa de partes, los administrados se veían impedidos de presentar documentos por el resto del día, debiendo esperar al día siguiente.

Con el paso a la virtualidad, las mesas de partes físicas se convirtieron en Mesas de Partes Virtuales (MPV) sustentadas en plataformas y sistemas informáticos mediante los cuales los administrados pueden presentar documentos a través de mecanismos virtuales (correos electrónicos). Obviamente, el funcionamiento de estos mecanismos no está sujeto a “horarios de trabajo”, pues la tecnología permite recibir la documentación remitida a lo largo del todo el día.  Ello origina que los días de un determinado plazo procesal sean efectivamente días completos y no determinadas horas de dichos días, circunstancia que, como resulta evidente, beneficia a los administrados.

​

Ante ello, si los sistemas informáticos permiten que losadministrados puedan, sin restricciones, presentar documentos a través de la MPV las 24 horas del día, no se entiende la razón por la cual algunas entidades públicas (como la SUNAT) siguen considerando que sólo se tendrán por presentados en el díaaquellos documentos ingresados a través del a MPV hasta una determinada hora (por ejemplo 4:30 pm.) y que pasada dicha hora los documentos se considerarán presentados al día siguiente.

Es decir, se sigue razonando como si continuáramos en una“presencialidad” inexistente sometida a “un horario de trabajo” que operaría a modo de limitante para la “recepción de documentos”. El hecho que un documento sea presentado pasada una determinada hora no significa que se obligue al funcionario de la entidad a tener que trabajar “fuera de horario de trabajo” para recibir el documento, ya que, precisamente, una de las consecuencias de la tecnología es que permite que las tareas sean realizadas sin la presencia humana. Los funcionarios seguirán trabajando normalmente (presencialmente o vía remota), sin necesidad de tener que estar pendientes de aquello que la MPV reciba fuera de su horario de trabajo. Sencillamente, el sistema recibirá la documentación y el funcionario público podría revisarla a partir del día siguiente cuando inicie su trabajo regular.

El establecer horarios máximos de presentación documentaria a través de mecanismos virtuales constituye un despropósito tan grande y evidente que ha originado ya un pronunciamiento de INDECOPI (Resolución 0265-2020/CEB-INDECOPI confirmada por Resolución 0481-2021/SEL-INDECOPI) en el sentido de considerar barrera burocrática ilegal la limitación de presentar documentos a través de medios electrónicos únicamente en el horario institucional de atención al público.

Ello, en atención a principios jurídicos de aplicación a los procedimientos administrativos (Ley del Procedimiento Administrativo General) tales como el de informalismo, eficacia y simplicidad, y en consideración al hecho que las disposiciones que regulan dichos procedimientos no deben perjudicar a los administrados ni menoscabar sus derechos, máxime cuando un determinado hecho (aceptar la validez de la presentación virtual de un documento en el día que se produzca sin importar la hora en que ello ocurra) no genera ningún perjuicio para la entidad pública.

Si bien la mencionada Resolución de INDECOPI se refiere al caso puntual del Ministerio de Educación, ello no impide extraer conclusiones generales y válidas para el resto de entidadespúblicas, atendiendo a un elemental ejercicio de sentido común.

Sobre esta base, se aprecia que, poco a poco, las entidades públicas se van plegando, de manera razonable, a un manejo y gestión adecuados de la nueva forma de trabajo virtual que la realidad nos impone, tal como ha ocurrido recientemente con la Superintendencia de Bienes Nacionales al disponer, mediante la Resolución No. 0075-2021/SBN, que “los documentos que ingresen a través de la Mesa de Partes Virtual (MPV) desde las 00:00 horas hasta las 23:59 horas de un día hábil se consideran presentados en ese día y los documentos que ingresen en día no laborable se consideran presentadas el primer día”.

Si tenemos en consideración que, por seguro, la virtualidad formará parte de nuestras vidas, incluso mas allá de la pandemia, lo que no cabe es pretender enfrentar los desafíos de esta forma de relacionamiento mediante prácticas que corresponden a otra realidad y contexto.

Debemos entender que la virtualidad no significa seguir haciendo lo mismo que antes pero ahora por internet.